Steg 3: Informer om endringen
God kommunikasjon er avgjørende for å skape forståelse, trygghet og støtte i en endringsprosess. Jo mer krevende og kompleks endringen er, desto viktigere er det med tydelig, målrettet og repeterende kommunikasjon.
Refleksjonsoppgaver
Bruk disse spørsmålene til å forberede kommunikasjonsarbeidet:
- Hvem må få informasjon, og i hvilken rekkefølge?
- Hvordan stiller ulike grupper seg til endringen?
- Hvordan sikrer vi åpenhet og transparens?
- Hvordan formidler og forankrer vi visjonen?
- Hvor ofte og gjennom hvilke kanaler bør vi kommunisere?
- Hvordan vet vi om budskapet faktisk blir forstått?
Tiltak og anbefalinger
Lag en kommunikasjonsplan
En god kommunikasjonsplan hjelper dere å nå fram med riktig budskap, til rett tid og til rett målgruppe. Planen bør blant annet:
- Skille mellom intern og ekstern kommunikasjon
- Vise hvem som sier hva og når
- Inneholde konkrete budskap til ulike interessenter
- Være koblet til endringsplanen og milepælene
Last ned mal for kommunikasjonsplan
Roller i kommunikasjonen
- Toppledelsen bør eie og tydelig kommunisere visjonen
- Mellomledere må være trygge formidlere og støtte ansatte gjennom usikkerhet
- Endringsteamet bør ha felles språk og gode svar på «hvorfor» og «hvordan»
Hvordan vet vi at det virker?
- Følg opp med korte temperaturmålinger eller dialogmøter
- Vær bevisst på at ansatte gjerne trenger å høre det samme flere ganger, i ulike kanaler
- Still åpne spørsmål for å avdekke misforståelser eller bekymringer
Tips: Endring handler også om følelser
Mange reagerer med usikkerhet, uro eller sorg i møte med endring. Gevinstene kommer først når folk har fått tid til å forstå og bearbeide det nye. Legg derfor til rette for dialog og støtte – ikke bare informasjon.